Nieuws

Geslaagde masterclass Grip op calamiteiten

"Inzicht in de feiten is essentieel om direct na een calamiteit de juiste strategie te kiezen op operationeel, juridisch en communicatief gebied"

Grootschalige incidenten zoals een asbestbrand of een dumping van bijvoorbeeld drugsafval, komen steeds vaker voor. Hoe zorg je ervoor dat de situatie niet escaleert? Wat zijn de do's and dont's als het aankomt op communicatie tijdens een calamiteit? En welke juridische afwegingen dienen gemaakt te worden? Pels Rijcken, Bex* Communicatie en SGS Search organiseerden op dinsdag 15 november een interactieve masterclass met crisissimulatie over dit thema. Met als hamvraag: wat kan en moet beter, zodat calamiteiten niet uitgroeien tot rampen?

De keuzes die bestuurders en handhavers maken zijn zeer bepalend voor het verloop van een calamiteit. Beschikking over de juiste strategie, protocollen en draaiboeken is essentieel voor het succesvol managen van zo'n situatie. Pels Rijcken, Bex* communicatie en SGS Search zijn ieder vanuit hun eigen professie vrijwel dagelijks betrokken bij het managen van calamiteiten en de gevolgen daarvan. Zowel op operationeel, juridisch als communicatief vlak.

Interactieve crisissimulatie
Aan de hand van een uitdagende, interactieve crisissimulatie gingen zo'n twintig deelnemers, afkomstig van diverse (semi-)overheidsinstellingen, RUD's en gemeenten, in kleine groepjes aan de slag. In een fictieve maar realistische case kregen zij dilemma's voor de kiezen die zich in verschillende fasen van een calamiteit kunnen voordoen. Hoe stel je prioriteiten? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie is de overtreder en hoe verhaal je de schade? En last but not least: hoe ga je om met de druk van de (social) media? Tijdens het daaropvolgende diner werd de crisissimulatie geëvalueerd en door de drie organiserende partijen inhoudelijk toegelicht aan de hand van de belangrijkste do's and don'ts.

Daadkrachtige, proactieve communicatie
Noud Bex, partner en communicatiespecialist bij Bex* Communicatie en expert op het gebied van crisismanagement en -communicatie, ging dieper in op de vraag: wat is de rol van communicatie bij het voorkomen of beperken van commotie na een calamiteit? Bex stelde dat het communiceren langs de weg van feiten niet altijd voldoende is. Hij wees op het belang van het tonen van empathie en gaf praktische handvatten hoe in te spelen op de meest voorkomende emoties tijdens een calamiteit: boosheid en angst. Daarnaast pleitte Bex voor een proactieve aanpak: "Zorg bij een calamiteit voor goed voorbereide proactieve communicatie zodat uw doelgroepen het nieuws van ú horen. Zo laat u zien dat u de situatie onder controle hebt en het straalt tegelijkertijd daadkracht en zorgvuldigheid uit."

Feitenverzameling = alles
Vervolgens was het de beurt aan Steven Traast, calamiteitenmanager bij SGS Search. Aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden behandelde hij de belangrijkste beslismomenten om bij een calamiteit (milieukundig) onderzoek te laten doen en de aandachtspunten daarbij. "Politieke druk, burgers in paniek, gedupeerde ondernemers en media die alles onder een vergrootglas leggen: factoren die een té snelle besluitvorming kunnen veroorzaken. Tijdens een calamiteit worden veel beslissingen genomen op basis van emotie, zonder eerst gedegen onderzoek te doen. Als achteraf de resultaten blijken mee te vallen is de situatie echter onomkeerbaar. Het belangrijkste is om besluiten te nemen op basis van feiten. Er moet een toetsing en risicoafweging plaatsvinden binnen de juiste juridische, milieuhygiënische en soms zelfs ethische kaders. Kortom: feitenverzameling is álles."

Juridisch oogpunt
Tot slot belichtten Edward Brans en Katrien Winterink, beiden advocaat bij Pels Rijcken, de materie vanuit juridisch oogpunt. Winterink: "Er zijn nogal wat knelpunten die bestuursorganen en omgevingsdiensten ervaren bij de inzet van handhavingsinstrumenten, zoals het formuleren van een last in complexe situaties en met onvoldoende informatie. Wie kan worden aangemerkt als overtreder, is kostenverhaal verplicht en welke kosten kunnen dan worden verhaald? En wat als de overtreder failliet gaat?" Het antwoord op deze, en meer, juridische vragen is op overzichtelijke wijze terug te vinden in een speciale app die Pels Rijcken voor dit doel ontwikkelde.

Duidelijke rolverdeling
Het ontbreken van een juridisch kader van waaruit bij een calamiteit wordt geopereerd, heeft een groot effect op de mogelijkheid om de kosten te verhalen die je - bijvoorbeeld als overheid - maakt om zo'n calamiteit te handelen. Brans pleitte dan ook voor een duidelijke rolverdeling: "als je succesvol wilt zijn in handhaving, moet je weten wie welke rol speelt in het geheel. Zodat het duidelijk is wie opdracht geeft om schadebeperkende maatregelen te nemen, zoals het opruimen van asbest direct na een brand. Is dat de gemeente, de omgevingsdienst of toch de veiligheidsregio? Allemaal factoren die van invloed zijn op de vraag of kostenverhaal succesvol zal zijn."

Succesvolle kennisdeling
Het voornaamste doel van deze interactieve masterclass was kennisdeling. Met de organiserende partijen én met de andere deelnemers. Leren van elkaars inzichten, oplossingen en ervaringen. Na afloop bij de borrel bleek deze doelstelling ruimschoots behaald. Aanwezigen noemden vooral de combinatie van de drie verschillende disciplines, operationeel, juridisch en communicatief, als een zeer verfrissende en interessante kruisbestuiving. In 2017 worden nieuwe edities van deze masterclass georganiseerd.

Wilt u meer weten over calamiteiten en milieuhandhaving? Bezoek dan onze themapagina of neem contact met ons op.

Downloads

Presentatie communicatie door Bex*
Presentatie milieukundig onderzoek door SGS Search
Presentatie juridische vraagstukken door Pels Rijcken